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Qu’est-ce que la légalisation de documents ?

La légalisation ou authentification est une formalité administrative qui permet d’attester de l’authenticité d’un acte public ou d’un acte sous seing privé. Par cette légalisation, une autorité publique certifie avoir authentifié l’identité et la qualité du ou des signataires de l’acte ainsi que le sceau ou timbre dont cet acte est revêtu. Cette légalisation se matérialise par l’apposition d’un cachet sur le document.

Dans quels cas doit-on légaliser un document français ?

La légalisation a pour objectif d’authentifier un document français destiné à une autorité étrangère. La procédure varie selon les accords internationaux conclus entre la France et le pays destinataire du document. On distingue trois procédures : la légalisation, la légalisation simplifiée également appelée apostille ou la dispense de légalisation.
Si vous partez à l’étranger, vous devez vérifier si les autorités du pays de destination exigent une légalisation, une apostille ou si ce pays est dispensé de légalisation. Pour ce faire, consultez le tableau récapitulatif.

Dans quels cas doit-on légaliser un document d’origine étrangère ?

La légalisation d’un document établi à l’étranger permet d’attester de son authenticité en vue d’une démarche en France. Pour être légalisé, le document doit être rédigé en français. Une traduction assermentée sera donc requise au préalable.
Cette légalisation ne vérifie pas le contenu du document, uniquement sa forme. Certains documents établis à l’étranger, par exemple ceux délivrés par un Etat de l’Union Européenne, sont dispensés de légalisation.

Quels sont les documents français sont concernés ?

Pour les documents français, la légalisation concerne les actes publics tels que les actes d’état civil (actes de naissance, acte de mariage, de divorce…), les actes administratifs (diplômes universitaires, avis d’imposition…), les actes notariés, les actes judiciaires (extraits de casiers judiciaires, jugements..).

Pour être légalisé, un acte public doit dater de moins de 3 mois, être présenté en original pour les actes d’état civil, les actes notariés, les casiers judiciaires, les extraits K-Bis et les certificats de nationalité. Pour les autres documents, une copie certifiée conforme faite en mairie est acceptée.

Un acte public soumis à la légalisation doit présenter la signature de l’autorité, la qualité, le nom du signataire et le tampon ou le sceau de l’autorité.
Pour être légalisés, les actes sous seing privé sont par exemple les attestations sur l’honneur, les factures, les lettres de recommandation, les fiches de paie, les attestations d’hébergement ou encore les contrats.  Ils doivent être préalablement certifiés. Cette certification est faite en mairie ou devant notaire, sauf pour les document commerciaux ou douaniers qui doivent être certifiés par la Chambre de Commerce et d’Industrie dont ils dépendent et pour les certificats médicaux qui sont certifiés par le Conseil National de l’Ordre des Médecins.

Quels sont les documents d’origine étrangère concernés ?

Les actes étrangers destinés à être produits en France doivent être légalisés, sauf dispense liée aux accords internationaux. Sont concernés, les actes publics tels que les actes d’état civil, les actes notariés, les actes établis par une administration, les déclarations officielles, les actes délivrés par un agent diplomatique et consulaire. Certains actes sous seing privés doivent aussi être légalisés. C’est le cas des reconnaissances de dette, des déclarations sur l’honneur, des certificats d’hébergement ou encore des lettres de recommandation.