Légalisation de documents : ce qui a changé en 2025

Depuis le 1^er septembre 2025, la légalisation de documents est à la charge des notaires. En effet, cela relevait jusque‑là de la compétence des Cours d'Appel. Mais dans un but de simplification et de modernisation, sur délégation de l'Etat (ordonnance n° 2020‑192 du 4 mars 2020), les Notaires de France, par l'intermédiaire des 15 présidents de Conseils régionaux ou Chambres interdépartementales de notaires, reprennent les formalités de délivrance de légalisation.

Qu'est‑ce que la légalisation de documents ?

La légalisation est la procédure d'authentification préalable de la signature de l'autorité ayant délivré le document. Cette légalisation porte sur l'authentification de la signature de l'autorité qui a délivré un acte public français destiné à une autorité étrangère (et non sur le contenu du document). Ainsi, la légalisation atteste que le signataire de l'acte est bien habilité à le délivrer, pour cela vont être vérifiés : ses nom et prénom, sa fonction, son tampon et sa signature. Pour être légalisé, un acte public français doit avoir une date de délivrance antérieure à 3 mois et donc mentionner l'ensemble des informations relatives au signataire.

 Si vos salariés sont détachés à l'étranger et que vous souhaitez vérifier si le pays de destination requiert une légalisation ou bien une apostille des documents, vous pouvez consulter le tableau récapitulatif de l'état actuel du droit.

Parmi les documents qui requiert une légalisation, nous avons par exemple :

-Les actes d'état civil (naissance, mariage, décès ou reconnaissance)

-Les actes judiciaires ou extra‑judiciaires (K‑bis, jugements…)

-Les actes administratifs (diplôme, casier judiciaire, certificat de nationalité…)

-Documents établis ou certifiés par une autorité consulaire ou diplomatique

-Les actes sous seing privé sur lesquels est apposée une mention officielle

Comment légaliser des documents ?

La première étape est donc la légalisation auprès d'une des 15 chambres départementale des notaires. Attention, il est obligatoire que la mairie ou la collectivité locale de délivrance soit enregistrée dans la base de données des notaires. Bien qu'il s'agisse d'une e‑légalisation, il vous faudra envoyer l'original du document (ou sa copie conforme en cas de diplôme, relevé de notes...) au notaire. Le tarif est de 20€HT par document et le délai varie selon les chambres notariales et le nombre de documents à légaliser.

Une fois le document français légalisé par le notaire, il faudra procéder à une traduction assermentée. Celle‑ci s'accompagne obligatoirement de la légalisation de la signature du traducteur en mairie.

Important : Il est à noter que la traduction assermentée doit être faite avant que les documents soient présentés au consulat du pays auquel les documents sont destinés. En effet, celui‑ci ne légalisera que des documents rédigés dans la langue officielle du pays de destination.

La dernière étape est donc la légalisation par le consulat du pays concerné. Selon le pays, les démarches peuvent être faites par courrier ou sur place obligatoirement. Des frais consulaires seront appliqués pour chacun des documents légalisés. Ceux‑ci varient selon le pays, tout comme le délai de légalisation.

La procédure de légalisation est assez longue et nécessite une expertise professionnelle, que ce soit dans la vérification de la conformité des documents ou dans la gestion et le suivi des différentes étapes du process. C'est pourquoi l'Agence Européenne de Traduction a mis en place un département légalisation/apostille qui nous permet, depuis près de 18 ans, de prendre en charge de A à Z les démarches de légalisation de nos clients. Que ce soit en France ou à l'étranger. Les avantages sont nombreux : interlocuteur dédié qui vous informera en temps réel de l'avancée des démarches, gestion des relations avec les notaires et les consulats, garantie de traductions assermentées conformes aux attentes du pays cible et délais calculés au plus juste grâce à nos experts en légalisation.

Envoyez‑nous vos documents à légaliser via notre formulaire de contact et profitez de l'expertise d'une Agence de traduction spécialisée et reconnue dans la mobilité internationale pour vous accompagner dans vos démarches d'apostille ! Nos équipes sont également à votre disposition par email : info@ae-traduction.com ou via nos réseaux sociaux : Instagram, Linkedin ou X